Een mooie titel denkt u wellicht. Maar wat houdt dit precies in?

Dagelijks versturen en ontvangen organisaties nog steeds grote hoeveelheden documenten. De diversiteit en het volume varieert hierbij per bedrijf. Eén ding hebben zij echter gemeen. Dit is het informeren van de geadresseerde dan wel het verzoek om een reactie hierop te geven. Met het verzenden van bijvoorbeeld een aanvraagformulier, wordt er een proces in gang gezet waarbij de geadresseerde het formulier invult zodat de verzender na retourontvangst een vervolgactie kan uitvoeren. Het is daarom van belang dat dit formulier of fysieke gegevensdrager duidelijk vermeldt wat er van de ontvanger verwacht wordt. Een goed formulier biedt immers geen ruimte voor meerdere interpretaties. De kwaliteit van het document is uiteindelijk bepalend voor de kwaliteit van de informatie die hieruit voortvloeit. Of anders gezegd, een slecht document leidt veelal tot slechte informatie en vervolgens tot een inefficiënte bedrijfsvoering. En als u voor een goede sturing van uw organisatie nu juist hiervan afhankelijk bent, dan behoeft dit verder geen betoog. Misschien enigszins simplistisch, maar toch.

In dit artikel wordt nader ingegaan op het kwalitatief goed verwerken, vastleggen of verrijken van inhoudelijke documentgegevens. Kwalitatief goede brondocumenten ( bijvoorbeeld; facturen, declaraties, urenverantwoordingen, aanvraag- en mutatieformulieren etc. ) vormen zoals gezegd de basis voor een goede vastlegging en informatie. Maar helaas biedt een goed document alleen nog geen garantie dat de inhoudelijke gegevens ook correct in een database worden verwerkt. Hier is meer voor nodig. De afgelopen decennia is er een sterke ontwikkeling van elektronische data-uitwisseling waarneembaar. Dit is bevorderlijk voor onder andere de betrouwbaarheid, continuïteit, de snelheid, plaats- en tijdsonafhankelijkheid en de kosten. Kort gezegd, het verhoogt hiermee de efficiency. Deze ontwikkeling zal zich ook de komende jaren nog verder doorzetten. Tot aan het moment dat alle communicatie via het elektronisch kanaal verloopt, hebben we met een hybride situatie van doen. Dat wil zeggen dat we naast het elektronisch kanaal nog steeds analoge of fysieke documentstromen blijven onderscheiden. Enerzijds betreft het documenten ontvangen via de reguliere postbedrijven zoals PostNL, Sandd enzovoorts, anderzijds via de email en digitale klantenportalen die bedrijven hiervoor hebben ontwikkeld. In het laatste geval is er veelal sprake van een semi-digitaal kanaal. Dit betekent dat de verzender het idee heeft dat zijn of haar document na upload automatisch worden verwerkt. In de praktijk worden deze documenten veelal alsnog afgedrukt waarna ze semi automatisch of volledig handmatig worden verwerkt.

De conversie van analoge naar digitale data vindt plaats via herkenningssoftware waarna de ontbrekende, niet herkende gegevens alsnog handmatig moeten worden vastgelegd. Afhankelijk van het documentvolume en de documentdiversiteit wordt bepaald of het efficiënt is om een softwarematige herkenning toe te passen. Een business case waarin de opbrengsten en kosten in kaart worden gebracht, biedt hiervoor uitkomst. De ervaring van DocDigit is dat er overall 40% van de gegevens niet automatisch wordt herkend. Dit heeft te maken met de structuur van het document. Hoe meer structuur, des te hoger het herkenningspercentage. Een ongestructureerd document vereist nagenoeg een volledige handmatige verwerking. De vraag is wanneer het inzetten van herkenningssoftware financieel aantrekkelijk wordt. Dit is van verschillende factoren afhankelijk. Er zijn zelfs situaties bekend waarbij het volledig handmatig verrijken een positiever (financieel) resultaat oplevert dan bij het toepassen van herkenningssoftware. Houd er naast de benodigde investeringen in hardware rekening mee, dat softwareleveranciers u veelal hogere herkenningspercentage voorhouden dan de praktijk uitwijst. Bovendien gaat er veel tijd en inspanning gepaard met het ontwikkelen en optimaliseren van herkenningstemplates. Vergeet u vooral ook niet de jaarlijkse kosten voor onderhoud, updates en upgrades welke minimaal 15% van de licentieprijs vormen te calculeren. En realiseert u zich bovenal dat als gevolg van een lager aantal pagina’s dan vooraf was geprognosticeerd, er geen restitutie van licentiekosten plaatsvindt. Deze soms onvoorziene en verborgen kosten kunnen tot onverwachte teleurstelling leiden. Handmatige verrijking biedt hiervoor uitkomst. Vooraf wordt er op basis van een gratis “Proof of Concept” een transactietarief bepaald. De enige variabele hierbij is het documentvolume. U betaalt dus geen project- of opstartkosten. DocDigit biedt u de mogelijkheid om deze, over het algemeen minder kennisintensieve werkzaamheden voor u uit te voeren. Onze huidige opdrachtgevers zijn inmiddels overtuigd van deze alternatieve werkwijze. Het uitbesteden van handmatige dataverwerking aan DocDigit loont.

Beoogde voordelen

De trend tot uitbesteding wordt gevoed door strategische overwegingen achter de keuze tot uitbesteding, met het oog op te behalen voordelen van kwalitatieve en kwantitatieve aard:

  • In plaats van zelf te voorzien in de beschikbaarheid van gekwalificeerd personeel, kan door middel van uitbesteding de zorg voor voldoende gekwalificeerde medewerkers verlegd worden naar DocDigit.
  • De flexibiliteit van de eigen organisatie wordt vergroot zodra er met DocDigit wordt samengewerkt. Het gaat hier om activiteiten die ondersteunend zijn aan de core business van de opdrachtgever. Eigen personeel ontslaan is niet altijd gemakkelijk en kost soms veel geld, terwijl het beëindigen van de contractuele relatie met een dienstverlener aan het einde van de contractperiode geen enkel probleem oplevert.
  • Het nastreven van een hoog kwaliteitsniveau zorgt voor een impuls door een dienstverlener of toeleverancier in te schakelen. In plaats van eigen personeel een opleidingstraject te bieden, gevolgd door een jarenlange termijn om ervaring op te bouwen, kan bij een dienstverlener de vereiste kwaliteit eenvoudig worden ingekocht. De kwaliteitscriteria vormen namelijk een onderdeel van de contractueel vastgelegde afspraken en key performance indicators (KPI’s).
  • Door uitbesteding komt vaak een behoorlijke som geïnvesteerd vermogen vrij omdat bedrijfsmiddelen (apparatuur, werkruimte, licenties, etc.) kunnen worden afgestoten. Hierdoor stijgt de liquiditeitspositie en solvabiliteit van de onderneming zonder dat de winstgevendheid verandert als gevolg van een rendabeler verkoop van producten of diensten. Het op deze wijze vrijgekomen vermogen kan worden aangewend voor andere bedrijfsdoeleinden die de rentabiliteit en groei van de onderneming op de lange termijn borgen of zelfs doen vergroten.
  • Voor beursgenoteerde ondernemingen komt daarbij de overweging dat uitbesteden vaak een gunstige invloed heeft op de aandeelhouderswaarde die mede bepaald wordt door factoren als solvabiliteit en rentabiliteit (winst per aandeel). Door de globalisering van de economie is het voor bedrijven bovendien belangrijk zo sterk mogelijk te staan in de eigen marktsector. Om de eigen positie dan wel de positie die de onderneming nastreeft in de markt te versterken, wordt een ingreep als uitbesteding mede aangegrepen om de ‘economische gezondheid’ van de onderneming in positieve zin te beïnvloeden.

Alle factoren bij elkaar genomen is het niet mogelijk om de financiële voordelen altijd exact te benoemen. Een organisatie die besluit tot uitbesteding, verkrijgt hoe dan ook meer slagkracht, flexibiliteit en continuïteit. Dit omdat een gespecialiseerd bureau als DocDigit is ingericht op het efficiënt uitvoeren van de uitbestede activiteiten. Wat voor uitbesteders vaak een nevenactiviteit is, vormt voor DocDigit de kernactiviteit. Opdrachtgevers krijgen bij DocDigit de beschikking over een volledig ingerichte backoffice met hoogwaardige invoerapplicaties. De dataverrijking wordt uitgevoerd door goed opgeleide en enthousiaste medewerkers op onze vestiging in Oost Europa. Op deze locatie die gesitueerd is in een universiteitsstad, is een enorm arbeidspotentieel beschikbaar. Dit bevordert de flexibiliteit zodra er moet worden opgeschaald. De dataverwerking vindt zowel op het systeem van DocDigit zelf als via een “remote access” op het systeem van de opdrachtgevers plaats. De opdrachtgever is hierin bepalend. Er wordt gewerkt onder diverse ISO normeringen. DocDigit hecht veel waarde aan Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO). Ons doel is niet enkel en alleen geld verdienen. Hierin onderscheidt DocDigit zich wezenlijk van ander providers waar investeringsmaatschappijen de scepter zwaaien. Zonder afbreuk te doen aan hun kwaliteiten, vormen omzet en winst bij deze organisaties de belangrijkste doelstellingen. Dit alles met het oog op een toekomstige verkoop. Dit uit zich in de tarieven die zij aan u doorbelasten. Waarom zult u meer betalen terwijl u voor minder geld minimaal hetzelfde krijgt geboden. Voor DocDigit telt een duurzame relatie veel zwaarder. DocDigit heeft ervaring binnen diverse branches. Wij verwerken allerlei documentsoorten vanuit verschillende Europees-talige landen. Bijkomend voordeel voor onze opdrachtgevers is, dat DocDigit behaalde efficiency terug laat vloeien in haar tarieven. Het resultaat uit zich in maximale kwaliteit en flexibiliteit tegen lage kosten. Dit is wat u van een echte business partner kunt verwachten.

Heeft u naar aanleiding van dit artikel behoefte om eens nader kennis te maken, neem dan telefonisch contact op via: 0341-759200 / 06-19365682 of stuur ons een bericht via de e-mail: info@docdigit.nl