Teveel bedrijven maken nog steeds onnodige kosten door relatief eenvoudige administratieve werkzaamheden door te dure arbeidskrachten te laten uitvoeren. In deze specifieke situatie betreft het data entry werkzaamheden zoals het invoeren van orders en/of facturen in het eigen automatiseringssysteem. Daarnaast zijn er ongetwijfeld ook nog andersoortige documenten die hiertoe kunnen worden gerekend. Tijdens klantgesprekken is de primaire reactie vaak: “ dit komt bij ons niet voor”. Echter een korte screening door één van onze specialisten doet hen verbazen dat er wel degelijk van dit soort verborgen kosten binnen ieder administratief proces bestaat. In de meeste gevallen is men zich hiervan niet bewust.
De cruciale vraag is of u als ondernemer deze verborgen kosten accepteert en dus genoegen neemt met een lagere winst of dat u besluit hierin een verandering aan te gaan brengen. Uiteraard bepaalt u dit zelf.
Nog niet zo lang geleden heeft DocDigit voor één van haar opdrachtgevers een QuickScan op het administratieve proces uitgevoerd. Hieruit kwam naar voren dat één deel van de gegevensinvoer door uitzendkrachten en een ander deel door haar eigen medewerkers werd uitgevoerd. Voor de laatste groep werden hier in verhouding tot de zwaarte en complexiteit van de werkzaamheden ten opzichte van de functie en bijbehorende salariëring aanzienlijk hoge uitvoeringskosten betaald. Indien deze werkzaamheden waren uitbesteed, zou er een jaarlijkse besparing van 35% zijn gerealiseerd. In cash komt dit neer op netto € 75.000,=. Desondanks besloot de opdrachtgever de bestaande werkwijze te handhaven. Het sociale en humane aspect speelde in deze case een belangrijkere rol dan het realiseren van een besparing en hiermee het verbeteren van de financiële positie. Het beëindigen of niet verlengen van (tijdelijk) contracten blijft immers lastig. Een nobel besluit dat wij als geen ander waarderen en respecteren. Soms prevaleren nu eenmaal andere belangen. Natuurlijk beschouwen we dit ook als een gemiste kans. Veel ondernemingen kennen deze luxe immers niet en worden door allerlei redenen gedwongen financieel beter te performen. Rekent u op basis van dit voorbeeld voor uw eigen onderneming maar eens uit hoeveel omzet u had moeten behalen om dit resultaat te kunnen realiseren. Aangezien de winstmarge per bedrijf verschilt zal dit voor iedere onderneming anders zijn.
Toch is geld niet de enige en belangrijkste drijfveer om tot uitbesteding over te gaan. Bij het formuleren van uw bedrijfsdoelstellingen zult u ongetwijfeld rekening hebben gehouden wat tot uw primaire proces en wat hier vooral ook niet toe behoort. In de praktijk geeft dit nogal eens discussies. Dit wordt veroorzaakt omdat de scheidslijnen of het ontkoppelpunt tussen processen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden niet helder binnen de organisatie zijn geformuleerd en belegd. Daarnaast spelen persoonlijke en emotionele belangen een grote rol. Zo kan bij een besluit tot uitbesteding een reductie van het aantal medewerkers tot gevolg hebben. Dit geldt niet alleen het uitvoerend personeel maar ook het management. Kennisintensieve werkzaamheden met hoger opgeleid personeel blijven meestal behouden. Dit vraagt om een wijziging in de aansturing van teams met andere competenties. Activiteiten met een gestandaardiseerd, repeterend en minder kennisintensief karakter laten zich over het algemeen eenvoudig uitbesteden. Hoe dan ook is het van belang, dat u “in control” blijft. Waarschijnlijk heeft er binnen uw onderneming al eens functiedifferentiatie plaatsgevonden, waarbij lees; eenvoudige werkzaamheden, uitgevoerd door lager opgeleid personeel, tegen lagere loonkosten. Desondanks kan er nog een extra efficiencyslag worden gemaakt. Op basis van onze ervaring en expertise, kunnen deze “eenvoudige” werkzaamheden tegen uitstekende voorwaarden extern worden uitgevoerd. DocDigit heeft hiertoe een moderne en goed beveiligde backoffice ingericht in Sibiu, Roemenië. In deze universiteitsstad is voor dit type werk anders dan in Nederland, hoogopgeleid personeel beschikbaar. Dit resulteert in hoge outputkwaliteit tegen substantieel lagere loonkosten. Bovendien verkrijgt u als opdrachtgever continuïteit, flexibiliteit, opschalingsmogelijkheden binnen het proces.
Wilt u meer weten wat we voor uw onderneming kunnen betekenen? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. Wij informeren u graag over onze mogelijkheden.