DocDigit digitaliseert fysieke personeels-, leerlingen- en cliëntendossiers

dossier-digitaliseringVeel organisaties bevinden zich momenteel in de transitiefase van een analoge- naar een digitale informatieomgeving. In de ultieme situatie wordt er geen gebruik meer gemaakt van fysieke papieren gegevensdragers. Dit betekent dat alle gegevens direct en vanaf de bron in geautomatiseerde systemen worden vastgelegd en hierna voor allerlei verschillende doeleinden kunnen worden gebruikt of raadpleegbaar zijn. Informatie via een dergelijke omgeving is veelal 24/7 en locatieonafhankelijk beschikbaar mits gebruiker hiertoe geautoriseerd zijn.

De praktijk

Er worden op dit moment flinke stappen gezet om tot een digitale werkomgeving te komen. Zo is er bijvoorbeeld voor HR-afdelingen uitstekende software beschikbaar om op een efficiënte en effectieve wijze personeelsgegevens binnen de huidige wet- en regelgeving vast te leggen, te muteren en te beheren. Ditzelfde geldt overigens ook andere typen zoals leerlingen- en cliëntendossiers.

Een digitale werkomgeving biedt vele voordelen ten opzichte van de analoge variant zoals:

–          Een uniforme presentatie en beheer van informatie;

–          Een snelle tijds- en locatieonafhankelijke benaderbaarheid van informatie;

–          Autorisatie kan tot op document- en soms zelfs tot op tekstniveau worden geregeld;

–          Informatie kan door meerdere personen gelijktijdig worden geraadpleegd;

–          Het zoekraken van informatie wordt geminimaliseerd;

–          Het schonen van dossiers is eenvoudig te organiseren.

Echter, in de praktijk bevinden we ons (nog steeds) in een hybride werkomgeving. Enerzijds onderscheiden we zoals gezegd de opkomst van de digitale werkomgeving. Anderzijds hebben we nog steeds te maken met analoge gegevensdragers omdat organisaties tot op heden of tot voor kort, zelf papieren personeels-, leerling- en cliëntdossiers hanteren. Daarnaast ontvangt men vanuit de externe omgeving ook nog een substantiële stroom aan papieren documenten.

De DocDigit oplossing

DocDigit biedt de oplossing om analoge data snel en correct naar een digitaal formaat te converteren. Hierbij voert zij het gehele traject uit vanaf het voorbewerken, scan klaarmaken, digitaliseren, classificeren en meta-dateren van de dossiers tot het afleveren van de digitale output. Deze output is gelijk aan de digitale dossierstructuur zoals deze binnen het systeem van de softwareleverancier is geprogrammeerd. Het conversietraject vergt veel accuratesse, discipline, kennis, ervaring en communicatie van een servicepartner. De redenen waarom opdrachtgevers in het verleden voor DocDigit hebben gekozen, zijn zeer divers. Een aantal voorbeelden zijn:

–          Acuut ruimtegebrek waarbij er snel fysieke archiefruimte moet worden verkregen;

–          Een aanstaande verhuizing waarbij op de nieuwe locatie minder fysieke archiefruimte beschikbaar is;

–          Het realiseren van interne kostenbesparingen door digitaal te gaan werken;

–          Een transitiepartner met de juiste expertise en ervaring in soortelijke trajecten en bovendien ISO 27001-2013

gecertificeerd is;

–          Flexibiliteit;

–          Een partner die de output software onafhankelijk beschikbaar kan stellen;

–          Het uitvoeringstarief is substantieel lager dan vergelijkbare partners;

–          Hoge kwaliteit tegen een acceptabel en eerlijk kostenniveau

 

DocDigit heeft ruime ervaring opgedaan binnen diverse branches waaronder:

–          Onderwijs (Basis, MBO/HBO, WO)

–          Financiële instellingen (Verzekeraars, Accountancy)

–          Zorginstellingen

–          Overheden

–          Profit organisaties

DocDigit voert opdrachten als hoofdaannemer of als onderaannemer uit. Opdrachtgevers zijn hierbij respectievelijk de eindklant zelf of de softwareleverancier die naast de programmatuur tevens verantwoordelijk is voor de totale transitie van een analoge naar een digitale werkomgeving.

Wenst u gebruik te maken van DocDigit als servicepartner, dan kunt u rekenen op een excellente dienstverlening. Wij bieden u een prima prijs-/kwaliteitsverhouding. Samen met onze opdrachtgevers streven we altijd naar een “best practice”. Met andere woorden, de hoogste kwaliteit tegen de laagste prijs.

Het DocDigit aanbod

Om uw eisen en wensen als potentiële opdrachtgever duidelijk in kaart te brengen en onze mogelijkheden hierop aan te sluiten, biedt DocDigit maximaal 2 werkdagen gratis consultancy bij u op locatie aan. Daarnaast kunt u gebruik maken van een gratis “Proof of Concept”. In beide gevallen bent u hierna tot helemaal niets verplicht. U behoudt te allen tijde de regie. Wij zien het als een unieke kans om onze kennis met u te delen.

Informatie

Bent u benieuwd naar wie wij zijn en wat we voor u kunnen betekenen, stuur dan een verzoek naar info@docdigit.nl of neem telefonisch contact op via 0341-759 200. Wij staan u graag te woord.