Digitalisering

Zelf scannen

Veel organisaties beschikken tegenwoordig over moderne apparatuur om zelf te kunnen scannen. Een deel hiervan is zelfs uitgerust met OCR software om documentgegevens te herkennen. Dit maakt het mogelijk om fysieke documenten via digitalisering om te zetten naar een digitaal formaat waarbij relevante gegevens vanaf het documenten geëxtraheerd kunnen worden. In veel situaties zult u niet automatisch herkende gegevens handmatig moeten aanvullen. Ervaring toont aan dat opdrachtgevers dit een tijdrovende en kostbare exercitie vinden. Helaas is de software nog niet in staat om documenten volledig te herkennen en rest er nog ongeveer 40% data entry. In de situatie dat u zelf scant, kunt u vervolgens eenvoudig deze digitale documenten via het DocDigit platform uploaden waarbij wij op een efficiënte wijze de ontbrekende gegevens voor u aanvullen. Na verwerking beschikt u over een 100% digitaal bestand welke u vervolgens importeert in uw eigen systeem. Afhankelijk van uw eisen en wensen kan DocDigt de bestanden snel retour zenden. Op deze manier behoudt u de regie over het proces en blijven fysieke documenten binnen uw organisatie aanwezig. U ervaart volledig digitaal gemak tegen lage uitvoeringskosten.

DocDigit laten scannen

In sommige gevallen gaat de voorkeur uit om de volledige instroom van fysieke poststukken door een derde partij te laten verwerken en digitaliseren. Alhoewel het voor de dataverrijking geen randvoorwaarde is, stelt DocDigit wel specifieke eisen aan de kwaliteit indien men zelf digitaliseert. De kwaliteit van een scan hangt nauw samen met de hoogte van het herkenningspercentage. Dit kan een overweging zijn om het volledige proces uit te besteden. DocDigit kan u in deze situatie de juiste ondersteuning bieden. De volgende procesonderdelen kunnen wij voor u verzorgen;

Transport en Ontvangst Fysieke documenten

Voor de verwerking van uw documenten, kunt u tegen een kostendekkend tarief gebruikmaken van onze transportservice. Hiervoor hebben we een aantal gecertificeerde Nederlandse transporteurs geselecteerd. Dit geldt zowel voor dagelijkse als periodieke aanleveringen. Het is ook mogelijk dat wij een postbus op onze locatie voor u openen. Natuurlijk kunt u uw documenten ook zelf laten bezorgen. DocDigit richt zich op dynamische- en statische documentstromen. In de eerste situatie betreft dit veelal documenten waarvan bedrijf-kritische data (meta-microdata) snel moet worden verkregen ten behoeve van het vervolgproces binnen uw organisatie. In de tweede situatie betreft het documenten die in verband met bijvoorbeeld een gebrek aan fysieke opslagcapaciteit of voor specifiek onderzoek alsnog gedigitaliseerd en verrijkt moeten worden. Dit laatste onderdeel wordt meestal via een project uitgevoerd en is over het algemeen minder tijdsafhankelijk.

Documentvoorbereiding

In deze fase worden de documenten volgens uw werkinstructies voorbereid. Deze voorbereiding vormt een belangrijke basis voor de stappen die hierna volgen. Zo moeten documenten ontdaan worden van nietjes, paperclips, ezelsoren enzovoort. Zodra een document beschadigd is, zal deze zo goed mogelijk door ons gerepareerd worden. Hierna worden er zogenaamde scanbatches (stapel van ± 50 documenten) aangemaakt welke voorzien worden van scheidingsbladen en een unieke barcodes. Op deze manier kunnen wij tijdens het productieproces altijd exact bepalen wat de verwerkingsstatus is van een batch.

Documentscanning en – herkenning

Digitalisering van uw documenten wordt zorgvuldig en controleerbaar door ons uitgevoerd waarbij wij gebruikmaken van geavanceerde scanapparatuur. Deze apparatuur is geïntegreerd met OCR (Optical Character Recognition) software. De software wordt ingezet om gegevens op uw documenten op een geautomatiseerde wijze te herkennen. Wij maken hierbij onderscheid tussen meta- en microdata. Hoe meer er automatisch herkend wordt, des te minder er in het vervolgtraject handmatig (data entry) aangevuld moet worden. De metadata omvat ongeveer 5 velden. Dit type data is nodig om documenten op een later tijdstip eenvoudig terug te kunnen vinden. Bij een factuur kunt u bijvoorbeeld denken aan de velden: factuurnummer, ordernummer, crediteurennummer, factuurdatum en factuurbedrag. Bij microdata moet u denken aan gegevens op prestatieregelniveau zoals: artikelnummer, aantallen, artikelprijs, btw hoog/laag enzovoort. In principe kunnen alle gegevens vanaf een fysiek document naar een digitaal formaat worden omgezet. Tijdens een intakegesprek, stellen we gezamenlijk vast welke data door ons moet worden vastgelegd. DocDigit maakt geen onderscheid in documentgrootte, documenttype of documentinhoud. Wij passen ons naadloos aan bij uw eisen en wensen. Uiteraard is de documentcomplexiteit bepalend voor het aantal handelingen en de hieraan verbonden kosten.

Verwerking Digitale documenten

Beschikt u reeds over digitale documenten, maar wenst u hiervoor nog de inhoudelijke gegevens in uw specifieke bestandsformaat te laten vastleggen, dan is DocDigit voor u de juiste partij om dit te doen. U kunt uw bestanden en bijbehorende werkinstructies ook dan bij ons aanleveren. Via de software zullen we allereerst zoveel mogelijk data proberen ter herkennen. Het niet herkende deel zullen we handmatig toevoegen. U ervaart een volledig digitaal gemak.