DocDigit. Volledig digitaal gemak!

Maak eenvoudig gebruik van onze Cloudoplossing.

Digitalisering

DocDigit is de specialist op het gebied van digitalisering en data entry. Als expert ondersteunt zij haar opdrachtgevers bij alle document logistieke vraagstukken en het oplossen hiervan. DocDigit maakt hierbij gebruik van kwalitatief hoogwaardige scanapparatuur, herkenningssoftware en datavalidatie systemen.

De scanapparatuur is gericht op hoge documentvolumes. In principe kan ieder type of soort document op onze apparatuur gedigitaliseerd worden. Grote formaten van A2 t/m A0+ verwerken wij op aparte scanners. Na scanning worden de beelden door middel van herkenningssoftware waar nodig geclassificeerd, geïndexeerd en gevalideerd. Classificatie houdt in dat documenten (bijvoorbeeld van een fysiek dossier) worden gerangschikt en onder het juiste elektronische tabblad worden geplaatst zodat al deze documenten naadloos aansluiten bij uw digitale werkomgeving. Indexatie houdt in dat bepaalde documentkenmerken (dossiernummer, naam, factuurnummer etc.) aan het document worden gekoppeld. Deze zogenaamde metadata is van belang om uw documenten eenvoudig terug te kunnen vinden. Validatie houdt in dat alle vereiste documentgegevens zowel geautomatiseerd of handmatig worden om uw interne proces verder te kunnen afwikkelen. Denk hierbij aan inhoudelijke factuurgegevens (bedragen, btw percentages, artikelcodes etc.) om deze factuur in uw boekhoudsysteem te kunnen opnemen en aan uw crediteur te betalen

De werkomgeving van DocDigit is redundant en beveiligd uitgevoerd conform de daarvoor geldende ISO normeringen. Op deze wijze garanderen wij de continuïteit van uw kritische bedrijfsprocessen en de veiligheid van uw privacy gevoelige gegevens.

Data Entry

Na verwerking beschikt u over een 100% digitaal bestand welke u vervolgens kunt importeren in uw eigen systeem. 

Documentmanagement

Kies voor de aanschaf van een eigen systeem op locatie of maak gebruik van een zogenaamd open sourcesysteem (Cloudoplossing).

Consultancy

Zoals alles is een goed begin het halve werk. Zo ook het gedegen in kaart brengen van het proces en uw specifieke eisen en wensen.

Onze missie is om klanten op een effectieve wijze te ondersteunen bij de waarde creatie van hun onderneming. DocDigit is gespecialiseerd in het optimaliseren van document logistieke processen of delen daarvan.

lees meer

Vraag & Antwoord

Wat kost het verwerken van een document?

Op voorhand is het lastig te bepalen welk tarief u per document betaald. Uiteraard zullen we een scherp en concurrerend tarief aan u afgeven. Dit is mogelijk door onze efficiënte inrichting van ons proces. Op basis van het documentvolume, de diversiteit, de complexiteit, zullen we tijdens de proef bepalen welk tarief hiervoor geldt. Uiteraard moet uw business case een positieve uitkomst kennen om het aantrekkelijk te laten zijn. In 95% van alle proeven blijkt de uitkomst positief te zijn. U kunt dit zelf ervaren door gratis en geheel vrijblijvend een set documenten door DocDigit te laten verwerken.

Ik scan zelf mijn documenten maar wil de inhoud hiervan graag elders laten vastleggen, kan dit?

Na scanning kunt u de images eenvoudig via het webportaal van DocDigit uploaden. Hierbij geeft u aan welke gegevens er moeten worden vastgelegd en in welk bestandsformaat u de data retour wenst te ontvangen.

Wat onderscheidt DocDigit van haar concurrenten?

Veel partijen richten zich alleen op de softwarematige herkenning van data en pretenderen dat documenten volledig digitaal herkend kunnen worden. In de praktijk blijkt het, dat opdrachtgevers hierna nog ongeveer 40% van de gegevens zelf moeten aanvullen. Dit is kostbaar en voldoet niet aan de oorspronkelijke verwachting. DocDigit is hierin transparant. U ontvangt te allen tijde van ons een volledig digitaal bestand. Bovendien hebben wij niet met investeringsmaatschappijen te maken die (te)veel geld aan haar opdrachtgevers willen verdienen. Door onze werkwijze laten we u meeprofiteren van onze verkregen doelmatigheid. Een langdurige samenwerking vinden wij belangrijker dan het realiseren van hoge winsten.

Ik scan zelf niet. Kan ik dit door DocDigit laten doen?

Er zijn verschillende mogelijkheden om uw fysieke documenten te digitaliseren. DocDigit kan het volledige proces van ontvangst van fysieke documenten tot en met het afleveren van uw digitale bestanden voor u verzorgen. Wij adviseren u graag over de oplossing die het best bij u past.

Waarom zou ik eigenlijk gebruikmaken van de diensten van DocDigit?

Als u zich meer wilt bezighouden met uw kerntaken en meer rendement wenst te behalen, dan is DocDigit dé partner om u te ondersteunen bij uw documentverwerking. Door onze ruime ervaring en expertise wordt uw organisatie flexibeler en bespaart u bovendien tot 50% op uw huidige kosten.

Ik heb nog geen enkele ervaring met digitalisering. Is dit een probleem?

Digitalisering heeft gevolgen voor uw organisatie en processen. Via een gratis Quick Scan kan DocDigit u vrijblijvend informeren en adviseren over de mogelijkheden.

Vanaf welk documentvolume kan er gebruik worden gemaakt van DocDigit?

In principe kan er gestart worden vanaf 250 documenten per week. Samen met u maken we afspraken over de verwerking- en aanleverfrequentie.

Welke documentsoorten kan ik door DocDigit laten verwerken?

DocDigit verwerkt alle documentsoorten qua vorm en inhoud. Dit geldt zowel analoge als digitale formaten. Denk hierbij bijvoorbeeld ook aan het converteren van Excelbestanden. Een document kan uit meerdere pagina’s bestaan en wat grootte betreft variëren van postzegelformaat tot een A0 bouwtekening.

Wat is de opstarttijd om mijn gegevens digitaal te kunnen ontvangen?

De opstarttijd varieert van 2 dagen tot 2 weken en is afhankelijk van de diversiteit en complexiteit van uw documenten. Samen met u bepalen we welke gegevens en in welk bestandsformaat het een en ander moet worden vastgelegd. Deze aanlevercriteria vormen de basis van een succesvolle samenwerking. DocDigit zal één of meerdere proefbestanden aanleveren. Zodra u akkoord bent, kan de productie starten.

Alex Boonen

Alex Boonen

Commercieel directeur

Contact

12 + 12 =

DocDigit B.V.

Engelserf 35

3843 BD Harderwijk

M. 06-19365682

E. info@docdigit.nl