Samenwerking Ricoh Nederland en DocDigit

Ricoh Nederland gaat samenwerken met DocDigit en breidt dienstverlening in dataverwerking uit ’s-Hertogenbosch, 4 mei 2016 – Ricoh en DocDigit bundelen hun krachten en ervaring op het gebied van outsourcing services rondom het digitaliseren van documentprocessen.  De totaaloplossing die hiermee geboden wordt, draagt bij aan betere digitale documentprocessen, waardoor klanten kostenefficiënter en flexibeler kunnen werken. “De hoeveelheid informatie die iedere dag beschikbaar komt, neemt nog steeds sterk toe. We zien bij organisaties dan ook een grote behoefte om documentprocessen steeds slimmer en efficiënter in te richten”, zegt Herman Keijsers, Director IT & Outsourcing Services bij Ricoh Nederland. “We ontzorgen onze klanten met het digitaliseren van documenten en informatie, zoals facturen, dossiers, formulieren, post en enquêtes. Door de samenwerking met DocDigit breiden we onze dienstverlening op dit vlak verder uit, en kunnen we data nog sneller digitaliseren en integreren in de processen van de klant.”Alex Boonen, Directeur bij DocDigit zegt: “Ricoh biedt organisaties een totaaloplossing voor het verwerken en digitaliseren van onder andere declaraties, facturen en vele andere documenten. DocDigit biedt hierop een toevoeging in de vorm van hoogwaardige data-entry in een systeem dat aansluit op ieder gewenst proces van de klant. Zo kunnen klanten hun data op een efficiënte manier digitaliseren.“ Herman Keijsers: “Naast groei op de voor Ricoh belangrijke werkgebieden printing en production printing, is onze strategie gericht op het uitbouwen van onze positie als IT-dienstverlener. Diensten als IT-werkplekbeheer, outsourcing services en communication services worden een steeds groter en belangrijker onderdeel van ons portfolio. De samenwerking met DocDigit onderstreept...

DocDigit zorgt voor actuele databases via Web Research

Herkent u het probleem dat uw marketingcampagne niet het gewenste resultaat oplevert omdat klantgegevens niet volledig of onjuist zijn? En welk voordeel u zou kunnen behalen als u over alle prijzen van producten en/of productcodes zou beschikken om hiermee uw positie te versterken? Het zijn zo maar twee voorbeelden die direct van invloed zijn op de marktpositievan uw bedrijf. De oplossing ligt binnen handbereik. Bij DocDigit bent u hiervoor aan het juiste adres. Opschonen en verrijken klantenbestand DocDigit zorgt er voor dat essentiële informatie door middel van uitgebreid web research aan uw database wordt toegevoegd. Bij een marketingcampagne is het van belang dat u over alle relevante informatie kunt beschikken om tot succes te komen. In de praktijk constateren we te vaak dat gegevens verouderd zijn en personen niet meer werkzaam zijn of een andere functie hebben gekregen. De commerciële boodschap mist hierdoor volledig haar doel. Het resultaat is dat het veel tijd en geld heeft gekost en niets heeft opgeleverd. DocDigit helpt u om dit te voorkomen. Wij zorgen niet alleen voor het verzamelen van klantinformatie maar ook voor het up- to-date houden ervan Het werkt als volgt. U levert ons een bestand met bedrijven aan waarvoor u specifieke gegevens wilt ontvangen. Dit kunnen functietitels, namen van contactpersonen, e-mailadressen, telefoonnummers, gps-coördinaten etc. zijn. DocDigit behaalt hoge scoringsresultaten bij het verrijken van deze bestanden. Op deze wijze verkrijgt u een actuele database waardoor het resultaat van een campagne aanzienlijk zal verbeteren. Product research Het in kaart brengen van productgegevens en productprijzen in de markt waarbinnen u actief bent, kan u veel voordeel opleveren. Eigenlijk zou dit een continue activiteit van uw...

Reductie administratieve lasten

Teveel bedrijven maken nog steeds onnodige kosten door relatief eenvoudige administratieve werkzaamheden door te dure arbeidskrachten te laten uitvoeren. In deze specifieke situatie betreft het data entry werkzaamheden zoals het invoeren van orders en/of facturen in het eigen automatiseringssysteem. Daarnaast zijn er ongetwijfeld ook nog andersoortige documenten die hiertoe kunnen worden gerekend. Tijdens klantgesprekken is de primaire reactie vaak: “ dit komt bij ons niet voor”. Echter een korte screening door één van onze specialisten doet hen verbazen dat er wel degelijk van dit soort verborgen kosten binnen ieder administratief proces bestaat. In de meeste gevallen is men zich hiervan niet bewust. De cruciale vraag is of u als ondernemer deze verborgen kosten accepteert en dus genoegen neemt met een lagere winst of dat u besluit hierin een verandering aan te gaan brengen. Uiteraard bepaalt u dit zelf. Nog niet zo lang geleden heeft DocDigit voor één van haar opdrachtgevers een QuickScan op het administratieve proces uitgevoerd. Hieruit kwam naar voren dat één deel van de gegevensinvoer door uitzendkrachten en een ander deel door haar eigen medewerkers werd uitgevoerd. Voor de laatste groep werden hier in verhouding tot de zwaarte en complexiteit van de werkzaamheden ten opzichte van de functie en bijbehorende salariëring aanzienlijk hoge uitvoeringskosten betaald. Indien deze werkzaamheden waren uitbesteed, zou er een jaarlijkse besparing van 35% zijn gerealiseerd. In cash komt dit neer op netto € 75.000,=. Desondanks besloot de opdrachtgever de bestaande werkwijze te handhaven. Het sociale en humane aspect speelde in deze case een belangrijkere rol dan het realiseren van een besparing en hiermee het verbeteren van de financiële positie. Het beëindigen of niet...

Uitbesteden handmatige dataverwerking loont !

Een mooie titel denkt u wellicht. Maar wat houdt dit precies in? Dagelijks versturen en ontvangen organisaties nog steeds grote hoeveelheden documenten. De diversiteit en het volume varieert hierbij per bedrijf. Eén ding hebben zij echter gemeen. Dit is het informeren van de geadresseerde dan wel het verzoek om een reactie hierop te geven. Met het verzenden van bijvoorbeeld een aanvraagformulier, wordt er een proces in gang gezet waarbij de geadresseerde het formulier invult zodat de verzender na retourontvangst een vervolgactie kan uitvoeren. Het is daarom van belang dat dit formulier of fysieke gegevensdrager duidelijk vermeldt wat er van de ontvanger verwacht wordt. Een goed formulier biedt immers geen ruimte voor meerdere interpretaties. De kwaliteit van het document is uiteindelijk bepalend voor de kwaliteit van de informatie die hieruit voortvloeit. Of anders gezegd, een slecht document leidt veelal tot slechte informatie en vervolgens tot een inefficiënte bedrijfsvoering. En als u voor een goede sturing van uw organisatie nu juist hiervan afhankelijk bent, dan behoeft dit verder geen betoog. Misschien enigszins simplistisch, maar toch. In dit artikel wordt nader ingegaan op het kwalitatief goed verwerken, vastleggen of verrijken van inhoudelijke documentgegevens. Kwalitatief goede brondocumenten ( bijvoorbeeld; facturen, declaraties, urenverantwoordingen, aanvraag- en mutatieformulieren etc. ) vormen zoals gezegd de basis voor een goede vastlegging en informatie. Maar helaas biedt een goed document alleen nog geen garantie dat de inhoudelijke gegevens ook correct in een database worden verwerkt. Hier is meer voor nodig. De afgelopen decennia is er een sterke ontwikkeling van elektronische data-uitwisseling waarneembaar. Dit is bevorderlijk voor onder andere de betrouwbaarheid, continuïteit, de snelheid, plaats- en tijdsonafhankelijkheid en de kosten....

Efficiëntie in 2015 begint met DocDigit

Tijdens het schrijven van dit artikel bevinden we ons inmiddels in de 2e week van 2015. Namens DocDigit wensen wij u een succesvol en efficiënt jaar toe. Voor de meeste organisaties zijn de doelen voor dit jaar reeds geformuleerd. De ene zal zich tevreden stellen door zich te focussen op een financieel nul plus resultaat terwijl de ander juist een substantiële groei wil realiseren. Uiteraard is de uitkomst afhankelijk van vele verschillende factoren. Realistische doelen zijn essentieel voor iedere onderneming. De vraag is of u gaat voor omzetgroei, kostenreductie of beiden. Persoonlijk opteer ik voor het laatste. Echter, naast autonome omzetgroei bieden lagere uitvoeringskosten nieuwe kansen voor extra omzetgroei. Dit omdat u tegen scherpere tarieven kunt aanbieden en hierdoor beter kunt concurreren. DocDigit ondersteunt u in dit kader onder andere bij het efficiënt verwerken van documenten. Concreet betekent dit; hoge kwaliteit tegen lage kosten. Hiermee ondersteunen wij opdrachtgevers bij het realiseren van hun doelen. Hoe dan? DocDigit digitaliseert dagelijks grote volumes documenten voor grote- en middelgrote organisaties. Digitaliseren houdt in: Het ontvangen, voorbewerken, scannen, automatisch herkennen, handmatig verrijken (aanvullen) van niet herkende gegevens tot en met het afleveren van de output in alle gangbare bestandsformaten bij onze klanten. Variaties hierop zijn natuurlijk mogelijk, bijvoorbeeld indien u de postvoorbereiding en scanning in eigen hand wilt houden. DocDigit ondersteunt u dan vervolgens bij de vastlegging van de ontbrekende gegevens. Dit kan zowel op ons systeem als op afstand via een autorisatie op uw eigen systeem plaatsvinden. Wat doen we zoal? DocDigit ondersteunt vele bedrijven bij het verwerken van inkomende documenten zoals: responskaarten bij DM campagnes, aanvraagformulieren, facturen, orderdocumenten, bestelformulieren, enquêtes, coupons, geld-terug acties etc....